Auditar en trazabilidad y rastreabilidad se basa en la capacidad de identificar todas las materias primas con las que se elaboraron nuestros productos y luego, además, hacer un seguimiento y conocer hacía dónde han ido esos productos.

Lo primero que debemos hacer para auditar en trazabilidad y rastreabilidad es conocer nuestra empresa: saber si tenemos un producto que distribuimos a muchos clientes para un consumo directo o si vendemos al por mayor. Aquellas empresas que elaboren productos para el consumo masivo, y por lo tanto, que distribuyan a un a un gran número de establecimientos, lo tendrán más difícil para llevar un seguimiento. En contraposición encontraremos aquellas que solo venden a través de una orden de compra.

En segundo lugar, debemos conocer las diferencias entre los términos trazabilidad y rastreo:

Trazabilidad

Hablamos de trazabilidad cuando partes de un producto y quieres saber qué elementos se emplearon para su elaboración, así, identificamos a partir de qué materias primas se fabricó.

Rastreabilidad o trazabilidad hacia adelante

Hablamos de Rastreabilidad cuando lo que queremos es saber a quién le has vendido ese producto en cualquier momento, hacia dónde se fue ese producto.

Una vez conozcamos nuestra empresa y conozcamos los conceptos de trazabilidad tendremos en cuenta los puntos claves para auditar: Identificar y Reproceso

Identificar

Será de vital importancia tener cuidado con la identificación de materias primas. Algunos consejos a seguir son:

Identificar aquellos elementos de materia prima que nos hayan sobrado a la hora de elaborar nuestros productos.

Documentar cuándo salió el producto y cuando regresó en el caso de extravío.

Llevar un seguimiento de aquellos lotes que se puedan perder para que cuando vuelvan al almacén podamos identificar a qué lote pertenecían.  

Una vez elaborado el producto deberemos llevar un control adecuado de las primeras entradas y de las primeras salidas: así nos aseguraremos de que lo primero que produzcamos será lo primero que despachemos.

Reproceso

Sucede cuando un producto terminado deja de ser apto para el producto que estabas elaborando pero puede ser útil para utilizarlo como materia prima, es decir, se puede utilizar como subproceso. Además, para cumplir con el requerimiento de la norma, deberemos identificar que materias primas han intervenido para llevar a cabo el reproceso.

Control de registros de procesos

A la hora de elaborar un producto, este pasará por diferentes procesos. Cada  proceso deberá contar con su propio registro y todos los registros deberán tener una secuencia lógica. A continuación daremos algunos consejos sobre las características que deberán tener nuestros registros:

• Deberán ser legibles fácilmente y no dejar lugar a equivocaciones
• No tendrán tachones si queremos corregir algo
• Las posibles correcciones sólo se realizarán por personal autorizado
• Las correcciones se realizarán en un formato diferente para dejar constancia
• Si el registro se hiciera manualmente será con bolígrafo, nunca con lápiz
• Deberemos saber quién ha estado involucrado en el proceso y registro
• Guardaremos la información a buen recaudo.

Documentación con LIMS Quality Cloud

Para llevar a cabo una buena rastreabilidad nos será de gran ayuda contar con un software especializado. Por ejemplo, LIMS Quality Cloud que nos permitirá:

• Acceder con una contraseña para que nuestros datos estén más seguros que si realizáramos el seguimiento por Excel o en una hoja física.
• Tendremos diferentes usuarios con diferentes perfiles, algunos restringidos para que nadie pueda modificar datos sin autorización.
• Podremos acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo ya que nuestro programa está en la nube.
• El formato de todos nuestros documentos será el mismo para que no haya confusiones y la información quede reflejada de forma clara y concisa.
• Nos facilitará el etiquetado de nuestros productos para identificarlos con su lote. Las etiquetas serán legibles y deberán imprimirse en tinta indeleble.
• Este etiquetado, en el caso de que haya un problema de inocuidad, nos ayudará a que el consumidor pueda ponerse en contacto con nosotros y referirse exactamente al lote que ha causado el problema para así investigar y determinar las causas.